Przejdź do nawigacji Przejdź do treści Przejdź do stopki
Zamknij

Szukaj

Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować IP MEN o czynionych postępach. Sprawozdania z postępu rzeczowego w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Informacje dotyczące realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli IP MEN zgłosi uwagi lub we wniosku znajdą się błędy lub niejasności, będziesz musiał uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się, że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.

 Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też tworzyłeś miejsca pracy obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji lub daty zatwierdzenia wniosku o płatność końcową przez IP MEN Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

  1. zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu;
  2. nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści;
  3. nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń*.

* dotyczy Osi Priorytetowej II PO WER

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Po zakończeniu projektu zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym masz obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła ci wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Monitorowanie uczestników projektów

W ramach sprawozdawczości z realizacji projektu, masz również obowiązek monitorowania uczestników projektu i wsparcia im udzielanego. Uczestnikiem projektu jest osoba fizyczna lub podmiot bezpośrednio korzystający z projektu EFS. Jako uczestników wykazujesz wyłącznie te osoby i podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich dane potwierdzające realizację wskaźników (w przypadku osób fizycznych oraz wsparcia pracowników instytucji dotyczące co najmniej płci, statusu na rynku pracy, wieku, wykształcenia, sytuacji gospodarstwa domowego) i dla których planowane jest poniesienie określonego wydatku. Zakres danych uzyskiwanych od podmiotów obejmuje informacje podstawowe (nazwa instytucji, NIP, typ instytucji), dane teleadresowe oraz szczegóły wsparcia (w tym jego rodzaj).

Dane uczestników gromadzone w systemie są podstawą do obliczenia wskaźników produktu oraz rezultatu określonych również we wniosku o dotację. Jeżeli nie jest możliwe zebranie wszystkich wymaganych w formularzu danych, nie można wykazywać danej osoby lub podmiotu jako uczestnika projektu, a co za tym idzie – powiązanych z nim wskaźników produktu i rezultatu. Dane uczestników zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie. Dane powinny być wykazywane najwcześniej jak jest to możliwe po przystąpieniu do projektu.

Uczestnika projektu należy poinformować o obowiązku przekazania danych potrzebnych do wyliczenia wskaźników rezultatu (np. status na rynku pracy, udział w kształceniu lub szkoleniu) do 4 tygodni od zakończenia jego udziału w projekcie oraz możliwości przyszłego udziału w badaniu ewaluacyjnym.

Dane uczestników wszystkich projektów są rejestrowane w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014. System zapewnia możliwość monitorowania efektów projektów realizowanych w ramach EFS poprzez przetwarzanie danych osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem EFS.

Informacje dotyczące wszystkich uczestników, którzy przystąpili do projektu od początku jego realizacji do ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, są przekazywane łącznie z wnioskiem beneficjenta o płatność. IP MEN oceniająca wniosek o płatność weryfikuje prawidłowość danych dotyczących uczestników projektów.